Avis relatif à la protection de vos renseignements personnels  

Vos renseignements personnels sont précieux   
Chez Simplicité financière, nous faisons les meilleurs efforts pour protéger la confidentialité des renseignements personnels que vous nous confiez. C’est pourquoi nous nous engageons à réévaluer nos pratiques en continu pour les tenir à jour et respecter de hauts standards de gestion et de protection de vos renseignements personnels.  

Ce que nous faisons pour protéger vos renseignements personnels 
Pour commencer, qu’est-ce qu’un renseignement personnel ? C’est une information qui vous concerne et qui permet de vous identifier, directement ou indirectement.  

Nous agissons selon 4 principes importants 
Les principes suivants nous guident dans la protection de vos renseignements personnels.  

Assurer une gestion sécuritaire. Nous mettons en place de bonnes pratiques de gestion et de protection pour garder vos renseignements personnels en sécurité et encadrer leur utilisation.  

Respecter vos droits. Vous avez des droits liés aux renseignements personnels que nous détenons sur vous. Vous pouvez les exercer en tout temps.  

Faire preuve de transparence. Nous vous fournissons toute l’information pertinente sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.  

Agir de façon responsable. Nos employés, nos fournisseurs et nos mandataires doivent respecter nos pratiques en matière de renseignements personnels. Notre Chef de la protection des renseignements personnels veille à s’en assurer et à ce que nos pratiques restent à jour.  

Nous recueillons seulement les renseignements personnels nécessaires  

Auprès de qui recueillons-nous vos renseignements personnels? Nous recueillons vos renseignements personnels auprès de vous.   

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels  
Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels de différentes manières, notamment :   

Par téléphone  
En personne 
Via nos formulaires papier et en ligne  
Via des témoins de connexion (cookies), lorsque vous consultez notre site web.  

Quels renseignements personnels recueillons-nous  

Nous recueillons seulement les renseignements personnels nécessaires pour atteindre les buts mentionnés dans cet avis.  

Voici quelques exemples de renseignements personnels que nous pouvons recueillir.  

Exemples  

  1. Renseignements d’identification : Nom, date de naissance, adresse postale, courriel, numéro de téléphone, état civil, identifiants gouvernementaux (numéro de passeport, numéro de permis de conduire, etc.), numéro d’assurance sociale, citoyenneté, pays de naissance  
  1. Renseignements financiers : Revenu, salaire, bilan financier, investissements, informations sur les produits financiers que vous détenez chez nous ou ailleurs, profil d’investisseur, loyer, hypothèque, compte bancaire, dossier et cote de crédit  
  1. Renseignements de santé : Dossier médical, informations médicales en lien avec vos réclamations, résultats de tests paramédicaux, antécédents médicaux  
  1. Renseignements d’assurance : Informations sur les polices d’assurance que vous détenez chez nous ou ailleurs, historique de sinistre, sexe à la naissance, habitudes de vie, antécédents criminels  
  1. Renseignements d’emploi : Statut d’emploi, employeur actuel, anciens employeurs  
  1. Renseignements sur vos biens : Voiture, résidence, véhicule récréatif   
  1. Renseignements sur vos proches : Nom, âge, situation financière et état de santé du conjoint, des enfants ou des parents  
  1. Nous pouvons aussi créer ou déduire des renseignements à partir des renseignements personnels que nous recueillons. Nous les gérons et les protégeons selon les mêmes pratiques que le reste de vos renseignements personnels.  

Nous recueillons vos renseignements personnels dans des buts précis 

Nous recueillons, utilisons, communiquons et conservons vos renseignements personnels seulement pour atteindre les buts mentionnés dans cet avis. Nous vous informons des buts visés au plus tard au moment de la collecte de vos renseignements personnels.  

Voici les buts qui peuvent être essentiels à votre relation d’affaires en tant que client avec nous. Ceux-ci peuvent s’appliquer à vous, selon votre relation contractuelle avec nous:  

  1. Savoir qui vous êtes : Vérifier votre identité, maintenir à jour vos coordonnés, vérifier que vos renseignements personnels sont exacts.  
  1. Évaluation financière : Pour évaluer votre situation financière actuelle, y compris ses actifs, vos passifs, vos revenus et vos dépenses.  
  1. Planification financière : Pour élaborer un plan financier personnalisé, y compris vos objectifs d’épargne, de placement et de retraite.  
  1. Gestion de portefeuille : Pour prendre des décisions éclairées sur les placements en fonction de vos objectifs et de votre tolérance au risque.  
  1. Identification et vérification : Pour se conformer aux exigences réglementaires, telles que la vérification de l’identité du client en vertu des lois sur la lutte contre le blanchiment d’argent.  
  1. Fourniture de conseils financiers : Pour vous offrir des recommandations en matière de placement, d’assurance, de fiscalité et d’autres domaines financiers.  
  1. Suivi et révision : Pour suivre la progression vers les objectifs financiers et apporter des ajustements en cours de route.  
  1. Service à la clientèle : Pour répondre à vos demandes de renseignements, traiter les transactions et vous fournir un service de qualité.  
  1. Fournir un bon avis conseil : Comprendre vos besoins, déterminer di vous êtes admissible a un produit, déterminé le coût produit.  
  1. Gestion de la conformité : Pour respecter les lois et les réglementations financières, notamment en matière de confidentialité des données.  
  1. Gestion des documents : Pour archiver les documents, les contrats, les consentements et autres informations importantes.  
  1. Prévention de la fraude : Pour surveiller et détecter toute activité inhabituelle ou frauduleuse liée à vos comptes ou aux investissements.  
  1. Personnalisation des services : Pour offrir des recommandations et des services financiers adaptés à vos besoins individuels.  
  1. Marketing et communication : Pour informer le client sur les services, les produits et les mises à jour pertinentes.  

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes ou organisations  

À qui pouvons-nous communiquer vos renseignements personnels? Pour atteindre les buts mentionnés dans cet avis, nous devons parfois communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes ou organisations. 

Par exemple, nous pouvons les communiquer aux tiers suivants:  

  • Compagnie d’assurance  
  • Agents généraux  
  • Des fournisseurs, par exemple des services d’impression de document, d’expédition ou de stockage de données  

Quand nous obtenons votre consentement  

Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels. Nous pouvons recueillir ce consentement directement auprès de vous.  

Nous demanderons votre consentement à nouveau si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour un but auquel vous n’avez pas consenti.  

Quand nous n’obtenons pas votre consentement  
Dans certains cas, la loi nous permet de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement.  

Voici quelques exemples :  

  • Prendre les mesures nécessaires si nous détectons une fraude potentielle  
  • Utiliser vos renseignements personnels si cela est clairement à votre avantage, ou pour des buts reliés à ceux que vous avez déjà acceptés  
  • La loi peut aussi nous obliger à communiquer des renseignements personnels. Par exemple, si un tribunal l’ordonne ou si une autorité règlementaire ou un organisme d’autoréglementation en fait la demande.  

Nous faisons tout en notre pouvoir pour protéger vos renseignements personnels  

Nos employés et autres intervenants sont mis à contribution pour protéger vos renseignements personnels. Nos procédures internes définissent clairement les rôles et responsabilités de chacun dans la gestion des renseignements personnels.  

Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels et leur utilisation. 

Nous limitons au maximum l’accès à vos renseignements personnels. Seules les personnes qui ont besoin d’avoir accès à vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder.  

Voici quelques mesures en place pour contrôler l’accès à vos renseignements personnels ainsi que leur utilisation :  

Nous formons nos employés, pour qu’ils traitent vos renseignements personnels avec rigueur, selon les meilleures pratiques de gestion. Nos fournisseurs doivent faire de même. 

Nos employés, fournisseurs peuvent accéder et utiliser les renseignements personnels que nous recueillons seulement si nous avons obtenu le consentement pour ce but ou si la loi le permet.  

Nous révisons régulièrement les droits d’accès des employés, fournisseurs, selon leurs rôles et responsabilités.  

Nous protégeons nos installations et nos systèmes informatiques. 

Nous avons mis en place des mesures de sécurité pour protéger, nos installations et nos systèmes informatiques.   

Voici quelques mesures de sécurité en place :  

  • Mesures technologiques  
  • Code d’accès   
  • Chiffrement des données  
  • Certificats numériques  
  • Pare-feu  
  • Mesures physiques ou administratives   
  • Autorisation nécessaire pour accéder à nos systèmes informatiques et aux bâtiments où sont conservés vos renseignements personnels  
  • Nous conservons vos renseignements personnels pour une durée limitée  

Nous conservons vos renseignements personnels seulement le temps nécessaire pour :  

  • Atteindre les buts pour lesquels nous les avons recueillis, et  
  • Respecter nos obligations légales  

Nous respectons vos droits liés à vos renseignements personnels  

  • Gérer vos préférences de consentement  
  • Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels à tout moment. Sachez toutefois que nous ne pourrons plus maintenir notre relation contractuelle avec vous car les buts visés par ce consentement sont essentiels à notre relation avec vous (voir la section Nous recueillons vos renseignements personnels dans des buts précis pour plus de détails).  
  • Consulter, corriger ou supprimer vos renseignements personnels  
  • Vous avez plusieurs droits concernant les renseignements personnels que nous détenons sur vous. Vous pouvez les exercer en tout temps.  
  • Savoir si nous détenons vos renseignements personnels   

Vous pouvez nous demander :  
Si nous détenons des renseignements personnels sur vous  
Comment vos renseignements personnels ont été recueillis, utilisés et communiqués. 

Si une autre personne ou organisation détient vos renseignements personnels pour nous. 

Consulter vos renseignements personnels   

Vous pouvez nous demander de consulter les renseignements personnels que nous détenons sur vous. Vous pouvez aussi en obtenir une copie.  

Dans certains cas, nous ne pouvons pas vous transmettre l’information demandée. Par exemple : nous ne pouvons pas vous transmettre des renseignements qui révéleraient de l’information sur une autre personne.  

Corriger vos renseignements personnels   
Vous pouvez nous demander de corriger vos renseignements personnels s’ils sont incomplets ou inexacts.  
Vous pouvez aussi les mettre à jour s’ils ont changé.  

Supprimer vos renseignements personnels   
Vous pouvez nous demander de supprimer vos renseignements personnels. Notre réponse dépendra de la situation.  

Si nous avons atteint les buts de la collecte des renseignements personnels, nous les supprimerons. En revanche, nous pouvons les conserver afin de respecter nos obligations légales et réglementaires, et pour protéger nos droits en cas de recours.  

Si nous n’avons pas encore atteint les buts de la collecte des renseignements personnels, nous supprimerons les renseignements périmés, inexacts, incomplets ou qui ne sont plus nécessaires. Si vous nous demandez de supprimer le reste de vos renseignements personnels, nous ne pourrons plus vous offrir nos services.  

Vous pouvez faire une demande écrite pour exercer l’un de vos droits en lien avec vos renseignements personnels. Vous recevrez notre réponse par écrit dans un délai de 45 jours. Si nous refusons votre demande en tout ou en partie, nous vous fournirons plusieurs informations :  

  • Les raisons du refus  
  • Les références des lois et règlements qui justifient ce refus  
  • Votre droit de contester ce refus devant l’autorité réglementaire en protection des renseignements personnels de votre province ou territoire  
  • Les délais à respecter pour contester le refus  

Déposer une plainte  
Vous pouvez déposer une plainte si vous estimez que nous avons mal géré vos renseignements personnels.   

Nous vous invitons d’abord à nous contacter si vous souhaitez déposer une plainte. Nous prendrons le temps d’analyser votre plainte et de voir avec vous comment régler la situation.  

Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de l’autorité réglementaire en protection des renseignements personnels.  

Comment nous contacter en lien avec la protection de vos renseignements personnels  

Vous pouvez nous contacter par écrit aux coordonnées ci-dessous pour : info@simplicitefinanciere.ca 

Faire une demande de consultation, de correction ou de suppression de vos renseignements personnels  

Déposer une plainte liée à la gestion de vos renseignements personnels  

Demander de l’aide, nous transmettre un commentaire ou poser toute question en lien avec la protection de vos renseignements personnels  

Assurez-vous de nous fournir toute l’information nécessaire pour faire le suivi de votre demande.  

Par courriel : info@simplicitefinanciere.ca   

Par la poste :   
Simplicité financière 
492, boul. de l’Hôpital, bureau 207  
Gatineau, QC, J8V 2P4   

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